Сопроводительное письмо на передачу документов образец
Качественно составленный документ способен увеличить шансы на получение. Образец сопроводительного письма к документам.
Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма. Его оформление осуществляется на фирменном бланке организации. Добавление объявлений, вакансий, резюме, а также добавление в справочник организаций Мурманской области. "Работа", а также организации в справочник организаций Мурманской области. Учавствовать в конкурсах нашего сайта, где разыгрываются интересные призы. Copyright © 2013 - 2015 Все права защищены Информационный сайт Оленегорска. База свежих вакансий / резюме. Справочник организаций Мурманской области.
Подробный прогноз погоды на сутки, прогноз на 2 недели. Информация по курсам валют (доллар, евро, норвежская крона) в банках Мурманска. Сайт разработан компанией murgroup. А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам? На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде». Составление сопроводительного письма – это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах.
Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю. Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя? Подлежит регистрации у адресата, в отличие от направляемых с ним документов, а поскольку от даты регистрации отсчитывается срок исполнения, на эту дату может ориентироваться отправитель, если захочет получить ответ. Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя.
Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Имея на руках уведомление, отправитель может уже не волноваться о том, было ли зарегистрировано письмо, и оставить это на совести получателя. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.
Что такое сопроводительное письмо к документам
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6. (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ). Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6. Уже содержит необходимые реквизиты. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом. Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см.
Пример 1), бланке структурного подразделения (см. Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов. Важнейшая часть информации содержится в описании приложений. Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности. Как видим, в таком тексте содержится лишь сообщение о том, что в адрес получателя высланы некие документы. Инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная). Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов.
В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п. Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях. Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров.
Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным. Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.
Ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей. При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена. Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой. Так, бессмысленно указывать количество листов и экземпляров электронного документа. Достаточно будет его наименования, формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на его компьютере) и, пожалуй, объема.
Бывают сложные письма, которые одновременно являются и информационными, и сопроводительными. Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму.
Зачем нужно сопроводительное письмо к документам
Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами. Опись будет называться «Опись приложений к письму от №». Остальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6. Визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя.
Сопроводительное письмо к документам
Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов. Исполнитель (автор) после написания проекта сопроводительного письма при необходимости согласует его у компетентных должностных лиц. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно! Проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу. Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.
Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату. В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры – убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения». Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).
Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу – вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет. Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции.
В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата. Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю. Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам.
В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело. Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.
Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см. Пример 4), а письмо возвращается отправителю. Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.
Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25. Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л.
Переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. Переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке. Основная цель сопроводительного письма – подтвердить, что приложенные к нему документы были направлены и доставлены адресату.
Сопроводительное письмо оформляется по тем же правилам, что и прочие деловые письма; особое внимание следует уделять оформлению реквизита «Отметка о наличии приложения». Если с сопроводительным письмом доставлен неполный пакет документов, об этом составляется специальный акт. Документооборот сопроводительных писем осуществляется по общим правилам работы с входящими документами, принятым в организации. Сопроводительное письмо и доставленные с ним документы хранятся отдельно друг от друга в течение установленных для них сроков.
Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Утвержден Регламент совершения нотариусами нотариальных действий. В Марриотт Новый Арбат состоится III Конференция «PA-DAY. Как с письменного разрешения ООО «Профессиональное издательство». Не заполнено обязательное поле ФИО.
Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login.
Не заполнено обязательное поле Пароль. Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных.
Сопроводительное письмо к документам
Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail. Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail. Кроме обычной переписки, мы ежедневно высылаем контрагентам различные документы: договоры, протоколы, счета, презентационные материалы Правила делового этикета да и элементарная осмотрительность в обращении с документами требуют написания в этих случаях сопроводительного письма. Что это дает и как его оформить?
Каковы сроки его исполнения? Сопроводительное письмо – это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть. Благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения. Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.
Основа сопроводительного письма – перечень приложений. Просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т. Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т. Представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.
Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр. Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного». Как мы уже определили, главное в сопроводительном письме к документам – приложения.
Как правильно оформить письмо
Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита. Независимо от того, как будет оформлено приложение, практика делового обращения требует полного перечисления приложенных к письму документов, указания количества экземпляров и количества листов в каждом из них. Если этой информации не будет, сопроводительное письмо потеряет всякий смысл.